“Op welke manier maakt u gebruik van digitaal werken op de administratie-afdeling?” Deze vraag heeft voor Open Doors geresulteerd in het standaardiseren van administratieve processen. Behaalde tijdwinst wordt dagelijks ervaren!

In het kort

  • Factuur2King met online portal
  • 25 online gebruikers
  • Plaats & tijd onafhankelijk werken
  • Facturen sneller beoordeeld
  • Meer grip op factuurbeoordeling en betaling
  • Significante tijdwinst behaald in het proces
  • Ingebouwde autorisatiestructuur

Wat is de verbetering?

Open Doors maakte al gebruik van King Business Software. King Business partner MCC heeft samen met Open Doors een beoordeling gemaakt van het proces om efficiënter te werken door gebruik van slimme automatisering. Nu is vanuit een centraal dashboard inzichtelijk waar een factuur in het proces staat en wie actie moet ondernemen op de factuur. Medewerkers beoordelen facturen plaats & tijd onafhankelijk door te werken in een beveiligde online portal. Via een automatische signalering worden medewerkers geïnformeerd over facturen waarop zij actie moeten ondernemen en wordt de status bijgewerkt in het dashboard van de administratie.

Intern proces aangepakt

Budgetbewaking is van groot belang voor de medewerkers. Zo worden alle kostenfacturen beoordeeld door de betrokken medewerkers voordat betaling plaatsvindt. Dagelijks loopt een administratief medewerker meerdere rondes om nieuw binnengekomen facturen intern te distribueren en reeds behandelde facturen op te halen bij de medewerkers. Vanuit de behoefte om meer digitaal te werken en een statusoverzicht te creëren van facturen die in behandeling zijn is dit proces aangepakt.

Wat vindt Open Doors van onze oplossing?

Terugkijkend op de afgelopen periode heeft automatisering ons een stap verder geholpen, aldus de administratief medewerker van Open Doors. Op de administratie werd voorheen door een medewerker bepaald welke factuur door wie beoordeeld moet worden, nu hebben wij daarvoor standaard regels aangemaakt in het systeem. Dankzij Factuur2King worden facturen digitaal verwerkt waardoor ons papieren archief inkrimpt en uiteindelijk verdwijnt. Ook zijn facturen automatisch opgeslagen in King Software; dat bespaart ons veel tijd met archiveren en terugzoeken. Factuur2King “leest” een factuur om een boekingsvoorstel te maken waarin alle gegevens zijn opgeslagen; betalingen hoeven we daardoor niet meer handmatig te verwerken. Factuur2King is voor ons écht een totaaloplossing.

Open Doors 

Open Doors steunt wereldwijd christenen die omwille van hun geloof worden vervolgd of verdrukt. Zo brengt men bijbels en christelijke lectuur naar landen die daarvoor gesloten zijn, geeft men trainingen en verleent Open Doors praktische (nood)hulp. Daarnaast geeft Open Doors voorlichting over de Vervolgde Kerk in Nederland en Vlaanderen.

OpenDoors_300x200

Open Doors maakte al gebruik van King Business Software. Partner MCC heeft samen met Open Doors een beoordeling gemaakt van het proces om efficiënter te werken door gebruik van slimme automatisering. Nu is vanuit een centraal dashboard inzichtelijk waar een factuur in het proces staat en wie actie moet ondernemen op de factuur. ”Factuur2King is voor ons écht een totaaloplossing.”