Optimaliseer je bedrijfsprocessen: vijf onmisbare tips voor accountants

12 april 2017
Accountancy

Als accountant wil je snel over de correcte cijfers beschikken. Immers, daarmee kun je een goed advies uitbrengen. Automatisering stelt je in staat om zo accuraat en secuur mogelijk te werken, waardoor je optimaal met jouw klanten kunt meedenken. Ook voorkom je dat je achteraf moet pareren. Je analyseert zaken vooraf en kunt bijvoorbeeld een liquiditeitsprognose maken. Op basis daarvan breng je gedegen adviezen uit op het gebied van investeringen en eventuele liquiditeitsproblemen.

Zie jij de noodzaak van automatisering in? Volg deze vijf tips op wanneer je software selecteert om je automatiseringsproces tot een succes te maken.

1. Breng bedrijfsprocessen in kaart
Stel jezelf de volgende vraag: hoeveel wordt er nog handmatig gedaan en wat kan ik digitaliseren? Het is belangrijk om na te gaan welke handelingen je momenteel verricht en naar welk punt je toewerkt.

2. Maak een plan
Omdat het niet mogelijk is om alles in een keer te doen, is het verstandig om een prioriteitenlijst op te stellen. Daarbij is het van essentieel belang dat je bepaalt welke zaken bij elkaar horen en wat je moet samenvoegen. Laat je inkoopfacturen bijvoorbeeld digitaal aanleveren door je klant, dan is het efficiënt om ook de bijbehorende bankinformatie binnen te halen. Daarmee voorkom je dat je deze achteraf handmatig moet invoeren.

3. Betrek je personeel in het proces
Bedenk dat het succes van automatisering groter is als de weerstand ertegen wordt geminimaliseerd. Sluit je medewerkers daarom niet buiten. Leg hen uit dat het werk niet verdwijnt, maar verandert; vaak krijgen zij een controlerende taak.

4. Neem je klant mee in het automatiseringsproces
Hoe kun je je klant meenemen in het automatiseringsproces? Het voornaamste is dat je hem of haar de voordelen van digitalisering laat inzien. Wanneer je bepaalde gegevens openstelt – bijvoorbeeld in de vorm van een dashboard – kunnen klanten bijvoorbeeld veel sneller zien waar zij in hun boekhouding staan. Ook wordt een beter debiteurenbeheer mogelijk. Daarnaast kunnen goede én slechte ontwikkelingen in een vroegtijdig stadium worden gesignaleerd. In feite biedt een automatiseringsproces je de mogelijkheid om uw klanten wat extra aandacht te geven. Het is belangrijk dat zij zich hiervan bewust zijn.

5. Laat klantleveranciers facturen digitaal aanleveren
Als je facturen digitaal krijgt aangeleverd van klantleveranciers, optimaliseer je je automatiseringsproces. Middels UBL (Uniform Business Language) kan de leverancier de factuur rechtstreeks naar je opsturen. Deze wordt direct geboekt en digitaal gearchiveerd. Laat je klanten informeren of hun leveranciers met dit systeem werken. Deze werkwijze is vaker mogelijk dan je denkt!