CRM – een afkorting voor Customer Relations Management – is cruciaal voor elk bedrijf. Daarom kun je eigenlijk niet zonder een goed CRM-systeem, dat het coördineren van klantcontacten een stuk gemakkelijker maakt; van het leggen van contact tot het bijhouden van klantinformatie. Met een CRM-systeem leg je alle klantcontacten vast. Maar waarop moet je precies letten wanneer je op zoek gaat naar een CRM-systeem?

Waarom een CRM-systeem?

Uiteraard wil je een goede, duurzame relatie met je klanten onderhouden. Om dat te bereiken moet je klantgericht werken en weten wat er speelt; wat zijn de kenmerken van de klant, wat voor contacten zijn er in het verleden geweest en welke acties zijn er binnenkort nodig?

Heb je gedetailleerde informatie over het bedrijf, de branche, het personeel en de persoonlijkheid van een klant, dan creëer je gemakkelijker binding, bijvoorbeeld tijdens een telefoongesprek. Door interesse te tonen bouw je aan een duurzame zakelijke relatie. Een goed CRM-systeem helpt je daarbij.

Hoe ziet een goed CRM-systeem eruit?

Ben je op zoek naar een CRM-systeem dat jou echt kan helpen met je klantbeheer? Zorg er dan voor dat het in ieder geval de volgende kenmerken heeft:

  • In elk CRM-systeem kun je de basiskenmerken – bedrijfsnaam, naam, leeftijd en eventuele extra informatie – van een klant vastleggen. Als je deze gegevens telkens zo volledig mogelijk invoert, kom je goed beslagen ten ijs bij ieder contactmoment met je relaties. Ga je op klantbezoek, dan kun je je vooraf ‘inlezen’ in de betreffende klant en interesse tonen in de onderwerpen waarover hij eerder met jou of je collega’s heeft gesproken.
  • Een goed CRM-systeem moet de gesprekken met en informatie over je relaties op een overzichtelijke manier kunnen vastleggen. Dit betekent dat je bijvoorbeeld een notitie moet kunnen maken van een contactmoment (telefoongesprek, e-mail of bezoek), zodat je op een later tijdstip gemakkelijk kunt teruglezen wat er met de betreffende klant is besproken. Dat is uitermate handig wanneer jij of je collega dezelfde persoon een maand later weer spreekt; je kunt dan refereren naar zaken die eerder zijn besproken.
  • Controleer of je alle mailcommunicatie kunt vastleggen in het CRM-systeem van je keuze. Door alle correspondentie te registreren in een helder overzicht kun je gerichter met de klant communiceren, wat voor beide partijen prettig en efficiënt is. King heeft bijvoorbeeld een koppeling met Outlook. Dit houdt in dat je elke e-mail van een klant met één druk op de knop in King kunt zetten; het systeem koppelt deze vervolgens aan de juiste klant. Ook jouw antwoord op de mail wordt direct opgenomen in het systeem.
  • Ga voor een CRM-systeem dat een digitaal archief heeft, zodat je alle relevante pdf-bestanden en scans van papieren documenten aan een klant kunt koppelen. Als alle verkoopfacturen van een bepaalde klant bijvoorbeeld op zijn debiteurenkaart staan en je voert een telefoongesprek over de laatste factuur, dan kun je hier eenvoudig naar linken in een notitie. Zo kunnen jij en je collega’s precies zien wat er over deze factuur is gezegd wanneer de klant terugbelt met een vervolgvraag.
  • Probeer een CRM-systeem te vinden dat een klantaccount automatisch opent wanneer de betreffende klant belt. Zo heb je namelijk direct alle juiste informatie voor je, waardoor je snel kunt schakelen tijdens het telefoongesprek.
  • Een goed CRM-systeem is overzichtelijk én gebruiksvriendelijk. Dit houdt in dat je eenvoudig door het hele pakket moet kunnen navigeren. Kun je vanuit een debiteuren- of crediteurenkaart overal eenvoudig bij zonder allerlei verschillende vensters te hoeven openen? Biedt het systeem een mogelijkheid om belangrijke administratieve gegevens van de betreffende klant te bekijken? Als deze optie ontbreekt, is het CRM-systeem niet gebruiksvriendelijk.

Wil je een CRM-systeem dat niet alleen aan de bovenstaande kenmerken voldoet, maar waarmee je ook nog eens je bedrijfsprocessen en administratie kunt vastleggen? Neem gerust eens contact met ons op. Het CRM-systeem van King heeft vele mogelijkheden: je kunt een veelheid aan basisgegevens vastleggen, gespreksnotities registreren en overige contacten opnemen. King Business Software beschikt bovendien over een compleet digitaal archief. We vertellen je er graag meer over! Vul nu onderstaand formulier in om contact met ons op te nemen.

  • Dit veld is voor validatie doeleinden en moet ongewijzigd blijven.
crm_news_300x200

CRM – een afkorting voor Customer Relations Management – is cruciaal voor elk bedrijf. Daarom kun je eigenlijk niet zonder een goed CRM-systeem. Uiteraard wil je een goede, duurzame relatie met je klanten onderhouden. Door interesse te tonen bouw je aan een duurzame zakelijke relatie. Een goed CRM-systeem helpt je daarbij. Hoe ziet een goed CRM-systeem eruit? Wij noemen een aantal kenmerken en vertellen je er graag meer over.