Op dit moment hebben wij last van een storing in onze telefooncentrale. We werken aan een oplossing. Onze excuses voor het ongemak.

Scan&herken facturen met Factuur2King

Het correct invoeren van facturen is een tijdrovende taak en papieren facturen raken snel zoek. Daarom hebben we de scan&herken oplossing Factuur2King bedacht. Met Factuur2King kunt u gescande facturen, pdf-facturen en e-facturen (UBL) automatisch inlezen in King Financieel Plus en vanaf King Factureren Plus. Het is snel, eenvoudig en voorkomt menselijke fouten. Eenmaal ingevoerd is een factuur ranzendsnel terug te vinden in King.
Factuur2King is ook zeer geschikt voor accountants en administratiekantoren.

  • Maak een einde aan stapels papieren facturen
  • Selecteer welke facturen u invoert in King
  • Bespaar tijd met automatische invoer van facturen
  • Maak een einde aan menselijke fouten
  • Vind razendsnel alle facturen terug in King

Voer snel en eenvoudig facturen in

1 Facturen scannen

Voor het scannen zijn doorzoekbare pdf’s nodig. U kunt eenvoudig controleren of een pdf doorzoekbaar is door de tekst te kopiëren en te plakken in een tekstverwerker. Als dat lukt, dan heeft u een bruikbare en doorzoekbare pdf. Indien uw scanner geen doorzoekbare pdf (via OCR) kan produceren, kunnen deze via het programma ABBYY Finereader Corporate Edition automatisch worden geconverteerd. Dit programma wordt voor één gebruiker meegeleverd.
Heeft u geen scanner? Wij adviseren de Fujitsu ScanSnap S1300i en ScanSnap iX500. Deze scanners zijn verkrijgbaar bij onze partner MiKi Business Software. Als u een scanner bij MiKi Business Software heeft gekocht, wordt deze samen met Factuur2King ondersteund.

2 Facturen centraal opslaan voor verwerking

Het opslaan van facturen op een centrale plek stelt Factuur2King in staat om deze facturen automatisch in te laten lezen. Per administratie kan er een centrale plek worden gekozen.

 

3 Facturen inlezen

Factuur2King herkent automatisch een crediteur op basis van het btw-, KvK- of IBAN-nummer. Die zijn uniek en staan bijna altijd op een factuur. Vervolgens vult Factuur2King het factuurbedrag, btw-bedrag, factuurnummer, klantnummer en juiste grootboekrekeningnummer in.

Factuur en crediteur koppelen

De koppeling tussen factuur en crediteur wordt gedaan op basis van het btw-, KvK- of IBAN-nummer, zoals in King is vastgelegd. Op basis van de crediteur wordt automatisch het juiste grootboekrekeningnummer gekoppeld. U kunt facturen verwerken waarvan de crediteur geen btw-nummer heeft.

Factuur2King leert herkennen

[Plaatje met Factuur2King dat leert, hetzij echt of getekend]

Wat Factuur2King niet automatisch herkent, dat kunt u hem leren! Soms is een klantnummer of extern factuurnummer in zo’n formaat opgeslagen dat Factuur2King dat niet automatisch herkent. Als u dit handmatig invoert, dan onthoudt Factuur2King dit en zal dit de volgende keer dat een factuur van deze leverancier komt, automatisch invullen.

Onbeperkt invoeren en koppelen

Factuur2King kent geen beperkingen in het gebruik. Er is dus geen beperking van het aantal te verwerken scans. Ook kunnen facturen die uit meerdere pagina’s bestaan worden verwerkt en kan met een onbeperkt aantal King-administraties worden gekoppeld. Een factuur kan alleen op totaalniveau worden geboekt en niet op regelniveau. Factuur2King herkent dus het factuurnummer, de omschrijving, het factuurbedrag en het btw-bedrag en is te gebruiken bij bijvoorbeeld kostenfacturen.

 

4 Facturen controleren

Voordat de gegevens naar King worden gestuurd, kunt u deze controleren en eventueel aanpassen. U kunt bijvoorbeeld het factuurbedrag splitsen over meerdere regels om de bel- en abonnementskosten te scheiden; dit wordt ook bij een volgende factuur onthouden. U kunt ook bepalen welke facturen wel naar King worden geëxporteerd. Hiermee is tussentijds exporteren van de verwerkte facturen mogelijk.

 

5 Facturen in King opslaan

Na goedkeuring worden de facturen als Digitaal Archiefstuk opgeslagen in King. De financiële informatie wordt opgeslagen in de vorm van journaalposten (samengevoegd in een voorlopige boekingsgang). Vanuit de journaalpost kunt u direct het archiefstuk opvragen. U hebt dus altijd het origineel bij de hand zonder dit in een ordner te moeten opzoeken.

 

Wat kan Factuur2King nog meer?

Versturen met UBL

UBL is een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het uitwisselen van digitale facturen of bestelbonnen. Door het gebruik van UBL wordt het mogelijk om facturen digitaal te versturen, in te lezen en volledig automatisch te verwerken, zonder menselijke tussenkomst. Met UBL is 100% factuurherkenning mogelijk. Met de UBL-optie is het mogelijk om de locatie van UBL in- en verkoopfactuurbestanden (XML + pdf) op te geven en om facturen van InvoiceSharing, StoreCove en Go2UBL te verwerken. De totalen en btw (automatisch splitsen bij meerdere btw-tarieven) worden geheel automatisch verwerkt.

Fiatteringsportal

Aan de hand van fiatteringsregels kan worden bepaald of een factuur eerst moet worden goedgekeurd voordat deze wordt verwerkt in King. Per administratie is instelbaar of fiattering actief is. Per gebruiker is instelbaar of deze mag fiatteren. Fiatteringsregels kunt u aanmaken op basis van crediteur, factuurtotaal en/of tegenrekening.

De status van de fiattering is zichtbaar op het Fiattering Dashboard. Met behulp van kleuren wordt aangegeven wat de status van de fiattering is. Facturen fiatteren is beschikbaar vanaf 2 gebruikers.

Gefiatteerde facturen blijven beschikbaar als historische data.

Voor fiattering is het aantal fiatteurs bepalend voor de licentie en niet het aantal gelijktijdige gebruikers.
Bij boeking op factuurniveau wordt de standaardtegenrekening van de crediteur gebruikt.

Meerdere gebruikers

U kunt met meerdere gebruikers tegelijkertijd werken in Factuur2King. U heeft ook de mogelijkheid om per administratie gebruikers aan te maken, te beheren en rechten toe te kennen voor:

  • toegang tot de administratie
  • exporteren facturen naar King
  • verwijderen facturen
  • toevoegen nieuwe crediteuren / debiteuren en grootboekrekeningen
  • beheren fiattering

G-Rekeningondersteuning

Met de optie G-Rekeningondersteuning kunnen facturen ook middels de zogenaamde G-Rekening constructie worden verwerkt. De optie Betalingskortingen spreekt voor zich.

 

Tarieven

Factuur2King

Voor alle nieuwe abonnementklanten met Financieel Plus en vanaf Factureren Plus
1 gebruiker 89,95  per maand
2e gebruiker 19,95  per maand
3e of meerdere gebruiker 14,95  per maand
Inclusief verkoopfacturen inlezen, UBL-ondersteuning, G-rekeningondersteuning en betalingskortingen, exclusief Abbyy Finereader.

Toon overige tarieven

Abbyy Finereader

Abbyy Finereader Corporate Edition stand-alone 156,20  eenmalig
Abbyy Finereader Terminal Server / Citrixversie 349,00  eenmalig
Factuur2King is geoptimaliseerd voor ABBYY Finereader en Fujitsu-scanners. Indien gekocht bij MiKi Business Software, valt het onder ondersteuning door King helpdesk en MiKi.

Fiatteringsportal (bij 2 of meer gebruikers)

Maximaal 5 fiatteurs 99,95  per maand
Maximaal 10 fiatteurs 139,95  per maand
Onbeperkt aantal fiatteurs 219,95  per maand
Opstarten, inrichten en personaliseren 1.200,00  eenmalig

Uploadportal voor accountants en hun klanten (bij 2 of meer gebruikers)

Maximaal 5 klanten 99,95  per maand
Maximaal 10 klanten 169,95  per maand
Per 5 klanten extra 39,95  per maand
Opstarten, inrichten en personaliseren 1.200,00  eenmalig

Storage- of opslagkosten facturen in webportal

1 tot 1.000 facturen 9,95  per jaar
1 tot 10.000 factureren 19,90  per jaar
Per 5 klanten extra 9,95  per jaar
Voldoet aan fiscale bewaarplicht gedurende de looptijd van het contract.

Go2UBL

Aansluiten Go2UBL-klant per klant / administratie

Let op

Meerdere gebruikers- en portalfunctionaliteit worden door leverancier geïnstalleerd tegen een uurtarief van € 125.
pdf_download Wilt u een pdf met bovenstaande tarieven? Download het hier.
  • Ja, ik wil meer weten over Factuur2King!